Declaración de protección de datos / Declaración de privacidad

Declaración de protección de datos/declaración de privacidad sobre el tratamiento de datos personales relacionados con sitios web creados en el marco de proyectos financiados por la UE

La protección de su privacidad es de la máxima importancia para la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea («EUIPO», «nosotros» o «el responsable del tratamiento»). La Oficina se compromete a respetar y proteger sus datos personales y a garantizar sus derechos como interesado. Todos los datos de carácter personal que le identifiquen, directa o indirectamente, serán tratados de manera leal, legal y con la diligencia debida.

Esta operación de tratamiento está sujeta al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001 y la Decisión n.º 1247/2002/CE.

La información contenida en la presente comunicación se facilita en cumplimiento de los artículos 15 y 16 del Reglamento (UE) 2018/1725.

1. ¿Qué naturaleza y finalidad tiene el tratamiento de datos?

Los datos personales se tratan con fines de comunicación o transparencia, a fin de proporcionar información sobre las actividades/iniciativas/actos relacionados con los proyectos y facilitar el acceso a dicha información. Se incluyen las siguientes actividades principales:

  • publicación de actos, así como de imágenes o elementos audiovisuales producidos en el marco de proyectos financiados por la UE;
  • publicación de órdenes del día y material para conferencias;
  • publicación de los estudios e informes que se consideren necesarios en el marco de cada proyecto;
  • uso de medios sociales vinculados a cada proyecto;
  • envío de boletines con arreglo a una suscripción.

2. ¿Qué datos personales tratamos?

Las categorías/tipos de los datos personales que tratamos son las siguientes:

  • nombres personales y contactos oficiales;
  • fotografías oficiales de los actos;
  • elementos multimedia en los que aparecen personas que participan en los actos oficiales, así como su imagen, su voz, sus declaraciones, sus opiniones, etc.;
  • noticias de los medios sociales, así como imágenes, y de la web;
  • direcciones de correo electrónico para el envío de boletines.

3. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

El tratamiento de datos personales es responsabilidad del director adjunto del Departamento de Cooperación Internacional y Asuntos Jurídicos, actuando como responsable del tratamiento delegado de la EUIPO.

Los datos personales son tratados por el responsable de concienciación y comunicación financiado por la UE, los equipos de gestión de proyectos financiados por la UE, el Servicio de Cooperación Internacional, el equipo financiado por la UE (EUIPO), el Servicio de Comunicación (EUIPO) y los proveedores de servicios para fotos y vídeos.

4. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Los datos personales se publican en los sitios web y los medios sociales y se ponen a disposición del público en general.

La información relativa a las personas mostradas en multimedia, fotografías o cualquier otro elemento audiovisual o cuyo nombre aparece en un documento elaborado dentro del ámbito de proyectos financiados por la UE y (si decide suscribirse a nuestro boletín) su dirección de correo electrónico solo se compartirán con las personas obligadas a aplicar tales medidas en la medida de lo necesario. Los datos personales no se utilizarán con otro fin ni se comunicarán a terceros.

Los medios sociales de los proyectos serán gestionados por los equipos de gestión de proyectos, en particular por el responsable de concienciación y comunicación del proyecto, que trabajará en la región/país del proyecto, los funcionarios de comunicación financiados por la UE en el Servicio de Cooperación Internacional de la EUIPO y el Servicio de Comunicación.

5. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos su información?

Adoptamos las medidas técnicas y organizativas adecuadas con el fin de salvaguardar y proteger sus datos personales y así evitar su acceso o divulgación no autorizados o su alteración, pérdida o destrucción ilícitas o accidentales.

Todos los datos personales relacionados con los procedimientos derivados de los proyectos se guardan en aplicaciones informáticas seguras de conformidad con los estándares de la Oficina, así como en carpetas electrónicas específicas accesibles únicamente para los destinatarios autorizados. Solo se concederán niveles de acceso adecuados a título individual a los destinatarios mencionados anteriormente.

La base de datos está protegida por una contraseña en un sistema de registro único que se conecta automáticamente a la identidad del usuario. Los registros electrónicos se almacenan de forma segura, con el fin de salvaguardar la confidencialidad y privacidad de los datos incluidos en los mismos.

Con independencia de la etapa, todas aquellas personas que se ocupen de los datos personales en el contexto de los procedimientos relacionados con los proyectos y, en particular, el funcionario de concienciación y comunicación designado para cada proyecto deberán firmar una declaración de confidencialidad.

6. ¿Cómo puede acceder a su información personal y, en caso necesario, corregirla? ¿Cómo puede recibir sus datos? ¿Cómo puede solicitar que sus datos personales se supriman, que se restrinja su tratamiento u oponerse al mismo?

Tiene derecho a acceder, rectificar, suprimir y recibir sus datos personales, así como a restringir su tratamiento u oponerse al mismo, según lo dispuesto en los artículos 17 a 24 del Reglamento (UE) 2018/1725.

Si desea ejercer alguno de estos derechos, envíe una pregunta escrita en la que indique explícitamente su solicitud al responsable del tratamiento de datos delegado, el director adjunto del Departamento de Cooperación Internacional y Asuntos Jurídicos, a: Jose.Izquierdo@euipo.europa.eu.

El derecho de rectificación solo se aplica a los datos inexactos o incompletos tratados en el marco de este procedimiento.

Se contestará a su solicitud sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de 1 mes a partir de su recepción. No obstante, de conformidad con el artículo 14, apartado 3, del Reglamento (UE) 2018/1725, este período puede ampliarse hasta 2 meses si es necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. La Oficina le comunicará dicha prórroga, así como los motivos del retraso, en el plazo de 1 mes a partir de la recepción de la solicitud.

7. ¿Cuál es el fundamento jurídico para el tratamiento de sus datos?

Los datos personales se tratan de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725, que establece que «el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión de interés público».

Los datos personales se recogen y se tratan de conformidad con el contrato firmado entre la autoridad contratante del proyecto, a saber, la Comisión Europea, y el director ejecutivo de la EUIPO.

8. ¿Cuánto tiempo pueden conservarse los datos?

Los datos personales se conservarán únicamente el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que van a tratarse.

Todos los datos relativos a los proyectos se almacenarán durante el período de duración del proyecto. Este es, por lo general, de 7 años. La información se compartirá en el sitio web y en los medios de comunicación y se conservará mientras la Comisión Europea lo considere oportuno.

Tras darse de baja de nuestro boletín, su dirección de correo electrónico se borrará automáticamente sin demora.

En el supuesto de un recurso formal, todos los datos almacenados en el momento del recurso se conservarán hasta la conclusión de dicho procedimiento.

9. Información de contacto

Si tiene alguna duda sobre el tratamiento de sus datos personales, diríjase al responsable del tratamiento de datos, el director adjunto del Departamento de Cooperación Internacional y Asuntos Jurídicos, en: Jose.Izquierdo@euipo.europa.eu.

También puede consultar al delegado de protección de datos (DPD) de la EUIPO, en: DataProtectionOfficer@euipo.europa.eu.

Formas de recurso

Si su reclamación no ha sido resuelta por el responsable del tratamiento o por el DPD, podrá remitirla en cualquier momento al Supervisor Europeo de Protección de Datos, a: edps@edps.europa.eu.